💼 Qu’est-ce que l’office organising ?

Optimisez votre espace de travail pour plus de productivité

Faire appel à un(e) office organiser

Le secteur du conseil en organisation ou professional organizing est né aux États-Unis en 1984. Il regroupe des professionnels qui apportent leur expertise pour mieux organiser les entreprises, les locaux professionnels, et même pour décorer et redécorer les domiciles et les bureaux d’entreprise. Ces experts aident également à améliorer la productivité de l’entreprise, les processus de décision, et plus généralement l’organisation de leurs clients, qu’ils soient particuliers ou professionnels. (source : Wikipédia)

En France, une association a été créée en 2017 pour rassembler les professionnels de ce secteur : la FFPO (Fédération française des professionnels de l’organisation). Son objectif est de faire reconnaître la profession, d’influencer les pouvoirs publics et, à terme, de mettre en place une certification de qualité pour harmoniser les pratiques et garantir un niveau élevé de services.

Il est toujours judicieux et opportun de déléguer une compétence lorsqu’elle fait défaut. Cela permet de se concentrer sur les domaines où l’entité excelle : son cœur de métier.

L’office organiser est une personne-ressource qui peut vous aider à aménager votre espace de travail. Ce professionnel de l’organisation et du rangement est spécialisé dans les environnements professionnels. Grâce à des techniques spécifiques adaptées au milieu du travail, il vous aide à trier, ranger, organiser et simplifier votre espace et votre fonctionnement. Il vous accompagne pour reprendre le contrôle de votre espace et de votre temps en fonction de votre poste, de votre personnalité et de vos habitudes.

Les bienfaits de l’organisation professionnelle

Les bénéfices sont nombreux et reconnus :

• Il augmente votre productivité,
• Il vous fait gagner du temps (savoir perdre du temps pour en gagner !),
• Il favorise la performance de vos collaborateurs,
• Il encourage la concentration, la motivation, la créativité et l’inspiration,
• Il évite la procrastination,
• Il renvoie une image professionnelle,
• Il vous évite de perdre des documents importants,
• Il élimine un stress inutile,
• Il crée un environnement visuellement agréable,
• Il vous procure plus d’énergie et de sérénité dans votre quotidien,
• Il vous permet de consacrer plus de temps et de compétences à vos clients et à vos collaborateurs,
• Il favorise la séparation entre vie privée et vie professionnelle en instaurant un cadre approprié.

Le livre de Marie Kondo et Scott Sonenshein, « La magie du rangement au travail », s’appuie sur des études pour mettre en avant l’impact positif sur le bien-être des travailleurs et la considérable économie de temps réalisée. Le temps est une ressource précieuse.

Organiser efficacement les espaces de travail

L’accumulation de paperasse, le désordre sur le bureau, l’encombrement de l’atelier ou la gestion chaotique des stocks ont un impact direct sur la productivité. Chaque jour, vous perdez de l’énergie et un temps précieux ! Les fluctuations sont normales dans une entreprise active. Une bonne organisation est donc essentielle pour faire face aux imprévus !

Dans un premier temps, attaquez-vous à l’espace physique :

• Définissez clairement les zones de travail (stockage, réflexion, réception, traitement, etc.),
• Établissez des processus bien définis,
• Choisissez un mobilier adapté à vos tâches, à votre environnement et à votre circulation,
• Limitez la décoration (plantes, tableaux, etc.) pour éviter une sensation d’étouffement,
• Classez les papiers et les dossiers selon une méthode simple, idéalement commune à chaque service,
• Gardez à portée de main les dossiers ou les objets utilisés quotidiennement.

Dans un deuxième temps, assurez-vous que votre organisation numérique est également en ordre :

• Harmonisez le classement physique et numérique,
• Établissez une arborescence claire avec au maximum deux niveaux de sous-catégories,
• Gérez efficacement vos e-mails (supprimez les messages inutiles, respectez les règles de gestion, etc.).

En résumé, vous retrouverez un espace de travail adapté, fonctionnel et optimisé. La simplicité, la routine et une logique de suivi vous permettront de maintenir cette organisation.

Pour les entrepreneurs, veillez à créer toutes les conditions nécessaires pour favoriser votre confort et à séparer les affaires personnelles des affaires professionnelles. Vous trouverez un article dédié à l’aménagement d’un espace de travail sur notre site, disponible ici.

Conclusion

Dans votre vie personnelle, adoptez les mêmes pratiques pour la gestion administrative ! L’objectif reste le même : vous faciliter la tâche, vous faire gagner du temps et de l’argent !

Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à suivre Seiton Espace By Angélina sur notre site ou sur les réseaux sociaux.

Prenez quelques instants pour réfléchir…

Comment vous sentez-vous dans votre espace de travail ? Avez-vous des pistes d’amélioration ?