📋 Comment bien gérer ses papiers :
conseils pour une gestion administrative efficace
La gestion administrative peut s’avérer difficile pour de nombreuses personnes.
Pourtant, elle est essentielle car elle implique des obligations légales.
De plus, une mauvaise gestion peut entraîner des coûts importants.
Cependant, il est possible de mettre en place une organisation efficace pour gérer ses documents administratifs de manière optimale.
L’interêt d’une bonne gestion administrative
1 / Comprendre les raisons de la désorganisation administrative
La première étape consiste à identifier les raisons qui rendent la gestion administrative difficile :
- Manque de temps ?
- Manque de structure définie ?
- Multiples points de stockage des documents ?
- Démotivation ou phobie administrative ?
2 / Le coût d’une mauvaise gestion administrative
Ne pas organiser ses papiers peut entraîner plusieurs conséquences négatives :
- Le poids mental de cette problématique peut être source de stress.
- Le sentiment d’agacement peut conduire à la démotivation et à la procrastination.
- Une mauvaise gestion peut entraîner des pertes financières, comme des frais de retard ou des paiements non effectués dans les délais.
La productivité et l’efficacité sont basées sur le principe de « perdre du temps pour en gagner ». En consacrant du temps à l’organisation et à la mise en place d’un système efficace, vous économiserez du temps sur vos futures tâches administratives.
Il est temps de reprendre le contrôle de votre gestion administrative !
La méthode pour remettre de l’ordre dans ses papiers
1 / Rassembler TOUS les papiers
Choisissez un espace dégagé, comme une table ou le sol, et regroupez tous les types de papiers que vous possédez : publicités, courriers, bulletins, cartes postales, etc.
Constituez une pile avec tous les papiers rassemblés, en veillant à ce qu’ils ne tombent pas. Ce constat visuel peut sembler difficile, mais cette accumulation de papiers disparaîtra bientôt de votre champ de vision. Êtes-vous prêt(e) à repartir sur de bonnes bases ?
2 / Préparez le matériel nécessaire pour le tri
Ayez à portée de main les éléments suivants :
✅ Des Post-it
✅ Un marqueur
✅ Un broyeur de documents
✅ Une boîte vide (par exemple, une ramette de papier) pour le recyclage
✅ Un agenda papier ou une pochette pour les documents à traiter
3 / Procédez au tri
À cette étape, prenez chaque papier ou document entre vos mains et déterminez l’action à entreprendre :
🚮 À JETER :
- Les feuilles contenant des informations personnelles et/ou confidentielles doivent être détruites.
- Les documents périmés tels que les publicités, les flyers, les bons de réduction ou les invitations doivent être mis au recyclage.
📝 À TRAITER :
- Les documents nécessitant une action particulière, comme un paiement ou une réponse, doivent être notés dans votre agenda.
- Assurez-vous de traiter ces documents rapidement, soit à la fin du tri, soit en planifiant un créneau dans les 48 heures.
📒 À GARDER À PORTÉE DE MAIN :
- Ces documents sont destinés à rejoindre ou à constituer votre classeur familial.
🗂️ À ARCHIVER :
- Deux raisons justifient la conservation d’un document une fois traité : sa valeur sentimentale et sa nécessité légale.
- Cette pile fera l’objet d’un second tri à l’étape suivante.
4 / Déterminez votre système de classement
Pour les documents à conserver, il est essentiel de choisir un système de classement efficace. Pour cela, simplicité est le maître mot !
Définissez une structure de classement en utilisant une arborescence avec des catégories et des sous-catégories.
Attribuez une couleur à chaque catégorie pour une meilleure visualisation et pour rendre la tâche agréable.
Vous pouvez vous baser sur les recommandations du service public (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134) et y ajouter des catégories supplémentaires en fonction de vos besoins (par exemple, des catégories pour les papiers sentimentaux tels que les cartes postales ou les remerciements).
Écrivez ces catégories et sous-catégories sur des Post-it et collez-les sur votre surface de tri en laissant de l’espace en dessous. Vous pourrez y déposer chaque document dans la catégorie appropriée.
Une fois le tri terminé, reprenez chaque pile et classez les documents par ordre chronologique, du plus récent (en haut de la pile) au plus ancien (en bas de la pile).
5 / Choisissez le matériel de classement adapté
Optez pour un rangement vertical pour vos documents afin d’éviter l’empilement.
Voici quelques suggestions de matériel de classement :
✅ Porte-revues (dont 2 pour les documents à traiter et à classer)
✅ Pochettes élastiques
✅ Dossiers
✅ Classeurs
✅ Boîtes métalliques avec dossiers suspendus
N’oubliez pas d’avoir également à portée de main les fournitures nécessaires pour le traitement des papiers :
✅ Stylos
✅ Chéquier
✅ Enveloppes
✅ Timbres
6 / Adoptez de bonnes pratiques
➡️ Pensez à la dématérialisation pour gagner de l’espace et pour avoir accès à vos documents où que vous soyez.
➡️ Optez pour les prélèvements automatiques pour réduire le nombre de tâches administratives.
➡️ Installez un « Stop Pub » sur votre boîte aux lettres pour éviter les prospectus papier (vous pouvez les retrouver en ligne).
➡️ Définissez un créneau régulier pour traiter vos papiers et notez-le dans votre agenda.
Et vous, que pensez-vous lorsque l’on évoque les « papiers administratifs » ?
Si vous avez besoin d’un accompagnement personnalisé, n’hésitez pas à me contacter.