📨 Comment bien gérer sa boîte mail :

astuces et bonnes pratiques

L’importance d’une bonne gestion de sa boîte mail

Une accumulation excessive de mails peut générer du stress et nuire à notre productivité.

Plus les e-mails s’accumulent, plus les risques de perte ou d’oubli augmentent, ce qui entraîne une perte de temps considérable.

Cette situation est néfaste non seulement pour notre santé mentale, mais aussi pour notre santé physique.

En outre, conserver une quantité excessive de mails a également un impact sur l’environnement, car cela contribue au réchauffement climatique en raison de la consommation d’énergie des serveurs de stockage.

Reprendre le contrôle de votre boîte mail

Pour commencer, il est essentiel de nettoyer votre messagerie et de l’organiser de manière efficace :

➡️ Faites un état des lieux de votre boîte mail en évaluant le nombre de mails, de boîtes mail et le temps que vous consacrez aux mails chaque jour ou chaque semaine.

➡️ Si vous possédez plusieurs boîtes, envisagez de les regrouper au même endroit. La plupart des outils de messagerie proposent cette fonctionnalité. N’hésitez pas à vous former régulièrement pour découvrir toutes les fonctionnalités disponibles, grâce à des tutoriels simples, courts et gratuits disponibles en ligne.

➡️ Créez un dossier intitulé « Plus jamais ça » ou « Congélateur » pour y stocker tous les mails restants à traiter.

➡️ Planifiez des créneaux réguliers dans votre agenda, d’une durée de 30 minutes à 1 heure en fonction du nombre de mails et de votre patience. Consacrez ces créneaux à revenir dans le dossier « Plus jamais ça » et à traiter chaque mail.

➡️ Créez deux autres dossiers importants : « Attente retour » et « Faire retour » pour classer les mails en attente de réponse ou d’action.

➡️ Établissez une structure de dossiers pour archiver vos mails, similaire à celle de votre arborescence numérique ou de vos dossiers papier. Évitez de créer trop de sous-dossiers, limitez-vous à un seul si nécessaire.

➡️ Limitez les flux entrants en mettant en place un système de filtrage pour bloquer certains expéditeurs, en automatisant certaines actions grâce à des règles d’automatisation et en vous désabonnant des newsletters ou publicités inutiles.

Adopter les bonnes pratiques

✅ Traitez vos mails dans un délai raisonnable, de préférence dans les 24 à 48 heures (hors week-ends et jours fériés).

✅ Respectez le droit à la déconnexion en planifiant 2 à 3 sessions de traitement des mails par jour. En dehors de ces créneaux, fermez votre boîte mail pour ne pas vous laisser distraire pendant votre travail. En cas d’urgence, privilégiez un contact téléphonique.

✅ Activez le mode conversation dans votre boîte mail pour regrouper les échanges liés à un même sujet, ce qui facilitera la lecture et la gestion des mails.

✅ Videz régulièrement la corbeille pour libérer de l’espace de stockage.

Bonnes pratiques pour l’envoi et la réception des mails

📤 Lors de l’envoi d’un mail, limitez-vous à un seul sujet par mail, soignez l’objet en y incluant la problématique, rédigez un message simple et concis, aéré avec des puces (une idée par paragraphe), indiquez clairement votre attente en haut du mail et fournissez un résumé détaillé si nécessaire.

📤 Vérifiez attentivement vos mails pour éviter les oublis, notamment en ce qui concerne les pièces jointes, et veillez à éliminer les fautes d’orthographe.

📤 Faites attention au nombre d’interlocuteurs dans vos mails, car chaque personne impliquée augmente le risque de recevoir des réponses. Réduisez le nombre d’envois pour minimiser les retours.

📤 Créez des modèles de mails pour les envois récurrents afin de gagner du temps.

📤 Restez concis dans vos formulations de politesse.

📤 Accordez une attention particulière à votre signature, en incluant tous les éléments pertinents.

📥 Lors de la réception des mails, créez des modèles de réponses pour les cas récurrents et évitez de répondre avec des réponses courtes comme « ok », « merci » ou « je vais traiter ». Allez directement à l’essentiel.

📥 Programmez un mail automatique en cas d’absence pour informer les expéditeurs de votre indisponibilité.

📥 Lorsque vous ouvrez un mail, traitez-le immédiatement en le traitant, en le transférant, en le classant ou en le supprimant. Ne laissez pas les mails en non lu, votre boîte mail n’est pas une liste de tâches à faire.

📥 Commencez par traiter les mails du haut de la liste, en commençant par les plus récents.

📥 Classez les mails nécessitant une réponse ou une action courte (moins de 5 minutes) immédiatement ou archivez-les dans un dossier approprié.

📥 Pour les mails nécessitant une réponse ou une action plus longue ou élaborée (plus de 5 minutes), transférez-les dans un dossier « À TRAITER » en ajoutant une date limite ou transférez-les dans votre liste de tâches (TO DO) tout en les archivant dans un dossier approprié.

📥 Si le mail contient des informations concernant un événement à une date précise, enregistrez-le dans votre agenda et archivez-le dans un dossier approprié ou supprimez-le.

📥 Si le mail est inutile, désabonnez-vous du programme ou sensibilisez l’expéditeur à l’envoi excessif de mails. Vous pouvez également le supprimer directement.

Conclusion

Une gestion efficace de sa boîte mail est essentielle pour réduire le stress, gagner du temps et contribuer à la préservation de l’environnement.

En suivant les astuces et les bonnes pratiques partagées dans cet article, vous pourrez reprendre le contrôle de votre messagerie électronique et améliorer votre productivité.

En adoptant une approche proactive et en mettant en place une organisation structurée, vous pourrez optimiser votre expérience de gestion des mails et préserver votre équilibre mental.

Prenez le temps de mettre en pratique ces conseils et vous constaterez une nette amélioration dans la gestion de votre boîte mail.

Et si la démarche paraît insurmontable, j’accompagne régulièrement des personnes ayant cette problématique.

Alors n’hésitez pas et contactez-moi !