💻 Réaliser un tri numérique
Depuis 20 ans, on a assisté à une véritable révolution numérique. Le numérique est incontournable dans notre vie personnelle ou professionnelle.
Plusieurs facteurs expliquent cette conquête :
- nombreux outils : smartphone, tablette, appareil photo numérique, pc portable ou de bureau
- démocratisation : tout le monde utilise le numérique (du plus petit au plus grand)
- accessibilité : où que l’on soit on peut y accéder (wifi, antenne 4G, etc…)
- immédiateté : disponible en permanence
- caractère obligatoire : les démarches légales se réalisent sur internet
- rapidité : envoyer un document à l’autre bout du monde en 1 seconde
Ce phénomène a facilité notre quotidien de manière considérable. Sauf qu’en parallèle de tous ces avantages, il a apporté d’importantes nuisances.
Les intérêts à réaliser un tri numérique
Il est essentiel de procéder à un tri numérique et de veiller à maintenir un espace numérique épuré pour deux raisons principales :
La pollution
Même si on ne consomme pas de pétrole pour transporter un document, un courrier, et bien oui, on pollue. A titre d’exemple, voici un extrait du site consoglobe :
Un email : 19 grammes de CO2 émis
En 2022, ce sont 306 milliards de messages électroniques qui seraient envoyés chaque jour dans le monde. Estimation pour 2023 : 347 milliards…
On estime également qu’un collaborateur travaillant dans une entreprise de 100 personnes environ recevrait en moyenne 88 e-mails par jour, et en enverrait 34.
Chaque envoi de courrier électronique provoque des émissions d’équivalent CO2, à raison de 20 grammes par e-mail. Mais, le bilan carbone des courriels s’alourdit également en fonction du nombre de destinataires, ainsi que du temps de stockage d’une pièce jointe sur un serveur (data center). En effet, un courrier électronique abandonné dans la boîte à messagerie pendant un an génère 10 g de dioxyde de carbone supplémentaires.
Additionnez les plateformes de streaming, les applications qui fonctionnent en permanence, les stockages en ligne, les photos en 12 exemplaires… la liste est longue et pesante sur notre environnement.
Vous pouvez calculer votre pollution numérique sur le site de l’ADEME sur le lien suivant ➡️ calculez votre empreinte carbone
Retrouvez également les guides de l’ADEME sur ce lien : Guide pour un bureau éco
Encombrement doublement invisible
1️⃣ Cet encombrement se trouve dans nos outils. Donc, une fois, posés ou éteints, on ne voit pas la quantité, le désordre, la désorganisation ! Les utilisateurs (particuliers et professionnels) n’ont pas toujours conscience de la quantité de fichiers qu’ils possèdent ou encore du désordre qui règne. La fonction “recherche” sauve beaucoup de personnes mais ce n’est pas la bonne solution.
2️⃣ En conséquence, cette désorganisation agit directement sur la charge mentale. Ce trop-plein va peser de manière inconsciente sur les utilisateurs. Il va générer du stress, un sentiment de mal-être, de la procrastination. On a l’impression d’avoir une montagne à franchir alors qu’en fait, il faut juste laisser derrière soi l’inutile, dégager l’espace pour voir l’essentiel ! Désencombrer votre espace numérique et votre vision sera plus claire.
Opération Nettoyage Numérique
Vous pouvez commencer par planifier dans votre agenda des créneaux dédiés au nettoyage de vos espaces numériques, l’un après l’autre.
➡️ Les e-mails : un article de blog a été dédié à ce sujet. Vous pouvez le consulter ici.
➡️ Les sms : on a tendance à oublier et à accumuler… faites un nettoyage régulier pour conserver votre téléphone le plus longtemps possible.
➡️ Les applications : comme pour les sms, préserver votre appareil en éliminant les applications inutiles pour gagner en place et rapidité.
➡️ Les photos : un article de blog a été dédié à ce sujet. Vous pouvez le consulter ici.
➡️ Les fichiers : sur le même principe que les mails et photos, on rassemble tout au même endroit. On trie, on désencombre ! En d’autres termes, je garde ou je jette. Avec ce qui vous reste, catégoriser c’est à dire identifier les grands sujets qui sera le nom du dossier. Prenez ensuite chaque fichier.
Nommez-le correctement : date de création + objet (ex : 20231201_DUPONT_relance1 ou 20230510_FLO_incidentécole). Classez-le dans le dossier correspondant.
Votre arborescence doit contenir un dossier et un sous-dossier : pas de sous-sous-dossier.
exemple :
📁 ADMINISTRATIF
📂Assurances
📂 Centre des impôts
📁 FINANCES
📂 Banque W
📂 Banque V
➡️ Les clouds : faites le tri dans vos sauvegardes ! Est-ce que tous vos fichiers sauvegardés doivent l’être à l’heure actuelle ? Combien avez-vous de plateformes de stockage ? Avez-vous au moins un disque dur ?
L’idée n’est pas de bannir le numérique mais d’adopter de bonnes pratiques pour notre environnement mais aussi pour un confort et notre productivité.
Le numérique est incontestablement un support efficace. Il permet, entre autres, de créer des systèmes d’organisation, de collaborer ou d’échanger sans limite géographique, de gagner en termes de place grâce à la numérisation et en temps grâce à une arborescence bien définie !
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